Gestão de projetos

 

ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS DE GESTÃO DE PROJETOS

 

O PMI - Project Management Institute – www.pmi.org foi criado em 1969 e lançou um guia de administração de projetos, Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK. Oferece cursos e certificação e está presente no Brasil, http://brasil.pmi.org, e em São Paulo, www.pmisp.org.br

O IPMA - International Project Management Association – www.ipma.world foi criado em 1965 e lançou um guia de administração de projetos, IPMA Individual Competence Baseline - ICB. Oferece cursos e certificação e está presente no Brasil, www.ipmabrasil.org

 

PROJETO

A palavra projeto tem vários significados, por exemplo, projeto de vida de uma pessoa. Pode até ser entendida como um rascunho: projeto de um livro, projeto de lei.

Segundo o PMI, Projeto é um “esforço temporário empreendido para criar produto, serviço ou resultado único”.

 

CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO:

- empreendimento independente;

- propósito e objetivos específicos;

- duração limitada (início e fim bem definidos);

- entrega um resultado único;

- recursos próprios (incluindo financeiro e humano);

- administração e estrutura administrativa própria.

 

ENCERRAMENTO DO PROJETO

O projeto é encerrado quando:

- as metas são alcançadas;

- não é mais viável, por exemplo, economicamente;

- o motivo de sua criação não existe mais.

 

EXEMPLOS DE PROJETOS:

Desenvolver um novo produto; construir uma estação espacial e colocá-la na órbita da Terra; Maratona; Jogos Olímpicos; pesquisar o vírus  zika; reconstruir um país destruído pela guerra; pesquisar efeitos de um remédio, etc.

 

PARECE PROJETO, MAS NÃO É

Por exemplo, revisão periódica de veículo não é projeto.

Projeto é uma atividade temporária, mas nem toda atividade temporária é projeto.

Projeto tem objetivo singular não repetitivo

Atividade repetitiva com rotina de prestação de serviço sob encomenda e procedimento padronizado é administrada como ordem de serviço e não como projeto.

 

 

HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS

A história da administração está ligada à história de projetos.

A pirâmide de Quéops foi construída há milênios no Egito e envolve conhecimentos técnicos e gerenciais.

A construção civil e naval são exemplos de gerenciamento de projetos, também de milênios.

 

 

FERRAMENTA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS – GRÁFICO DE GANTT

Uma ferramenta moderna de administração de projetos é o gráfico de Henry Gantt, que é um gráfico de barras onde o tempo é a variável no eixo das abscissas e as etapas estão no eixo das ordenadas. Veja www.matematicapopular.webnode.com/estatistica-no-cotidiano/  e os exemplos de gráfico de barras no link Estatística no cotidiano.pdf (1,1 MB).

 

MODERNA ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS

A administração de projetos foi sistematizada e se tornou uma disciplina, também em faculdades, a partir do PMI e PMBOK.

 

GESTÃO DE PROJETOS

Segundo o PMI, gerenciar projeto é aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas ao projeto para atender aos seus requisitos.

 

GERENTE DE PROJETOS

O gerente de projeto é quem gerencia o projeto e aplica os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas ao projeto para atender aos seus requisitos.

O curso de administração é fundamental para ser gerente de projetos.

 

PREMISSA

O PMI define premissa como fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos, sem prova ou demonstração.

É como um postulado em matemática.

Exemplos de premissas:

- choverá na represa em janeiro e fevereiro;

- a obra será iniciada no começo do mês que vem.

 

RESTRIÇÃO

O PMI define restrição como restrição ou limitação que afetará o desempenho do projeto ou de um processo.

Exemplos:

- legislação;

- horário de execução de uma obra.

 

VIABILIDADE

O estudo da viabilidade verificará se é viável.

Pode ser feito um relatório mostrando se é possível executar o projeto e pode conter estratégias e estimativa de custos e prazos.

Pode conter vários aspectos e análises, tais como:

- dados pesquisados;

- estudo do escopo;

- análise da conjuntura;

- análise financeira;

- riscos;

- tecnologia;

- legislação;

- política;

- estrutura gerencial.

 

SUCESSO DO PROJETO

Existem várias definições de sucesso de projeto.

O PMI diz que o sucesso do projeto é medido pela qualidade do produto e do projeto, pontualidade, orçamento previsto e grau de satisfação do cliente.

 

PRODUTO DO PROJETO:

O produto de um projeto é singular e em administração de projetos é chamado de entregável.

Os produtos dos projetos são classificados em 3 categorias:

- físicos;

- conceitos e informações;

- eventos e serviços.

 

NECESSIDADE

O projeto surge da necessidade que pode ser encomenda, problema, ideia ou oportunidade.

 

PRODUTO E OBJETIVO

Embora o entregável seja o mesmo, o objetivo pode ser diferente para os stakeholders

Produto e objetivo geralmente são utilizados como sinônimos, mas não são. O produto faz parte dos objetivos.

Por exemplo, para aumentar a competitividade e diminuir a poluição do motor de um automóvel é preciso criar um novo motor. O objetivo é aumentar a competitividade e diminuir a poluição do motor de um automóvel. O produto é o motor.

Mesmo com o mesmo objetivos, gerentes podem ter objetivos específicos diferenciados.

 

ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO

Administrar um projeto significa planejar, executar e controlar as fases de vida do projeto.

 

ESCOPO

Segundo o PMI, "escopo é a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto".

 

 ESCOPO DO PROJETO

Escopo do projeto é o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

Por exemplo, o escopo de um projeto de um novo veículo pode conter: o veículo; novo processo produtivo; formação da mão de obra; treinamento dos distribuidores; criação do manual do proprietário, etc.

 

 ESCOPO DO PRODUTO

Escopo do produto são as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.

 

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP

Segundo o PMI, " estrutura analítica do projeto é a decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias, e organiza e define o escopo total do projeto".

A EAP é a representação gráfica do escopo do projeto.

A EAP mostra as entregas (produtos), não mostra as atividades.

A EAP utiliza substantivos, não utiliza verbos.

 

EXEMPLO DE EAP: JOGOS OLÍMPICOS

O exemplo a seguir é de estrutura analítica de projeto de Jogos Olímpicos:

- Eventos

- Locais e instalações

- Transportes 

- Imprensa

- Segurança

- Assistência médica

- Recursos humanos

- Treinamento pré-jogos

- Projetos de Tecnologia da Informação

- Cerimônias de abertura e encerramento

- Relações públicas

- Financiamento

- Jogos e eventos de teste e ensaios

- Gerenciamento dos patrocínios e controle do marketing

 

EXEMPLO DE EAP: GARAGEM

O exemplo a seguir é de estrutura analítica de projeto de uma garagem

MEIOS DE COMUNICAÇÃO E REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

Texto extraído do livro Gestão de Projetos - Uma abordagem global, de Ralph Keeling e Renato Henrique Ferreira Banco

As percepções e as lembranças diferem de indivíduo para indivíduo. Essas diferenças resultam em importantes obstáculos para a comunicação e o entendimento.

A comunicação visual é um meio eficaz, e às vezes inequívoco, de superar muitas barreiras de comunicação.

Grandes progressos têm sido obtidos no desenvolvimento e disponibilidade dos meios eletrônicos e as inovações são amplamente utilizadas no curso do trabalho de projeto. A computação on-line permite a atualização quase instantânea de planos e programas de atividades; voice mail, rádio móvel e telefones celulares aceleram a troca de informações verbais; correio eletrônico e fax facilitam a transmissão de plantas e documentos; sistemas de posicionamento global permitem que as localizações sejam determinadas com precisão; gravação em vídeo e videoconferência facilita a agilidade, o entendimento e a tomada de decisão. Mesmo em locais remotos do projeto, muitos desses meios são disponíveis para complementar a conversa pessoal.

Para propostas simples, os diagramas de Gantt, os histogramas e os gráficos são provavelmente a forma de representação gráfica mais comumente usada e de fácil compreensão e, para planejamento de cronogramas, atividades ou recursos, são facilmente vinculados ao tempo ou produzidos em forma de agenda.

Para levar a mensagem aos demais interessados – membros do público ou grupos de interesse especial-, pode ser necessário um programa balanceado de reuniões, press releases, entrevistas, rádio ou TV. Mas ao lidar no caso da mídia é preciso ter cautela para evitar o perigo onipresente da parcialidade do entrevistador ou do repórter, a manipulação e a seletividade na edição. Entrevistas “ao vivo” ou não ensaiadas são notoriamente perigosas. É aconselhável a notificação prévia sobre a cobertura e as perguntas.

 

CONFLITOS

Administrar conflitos é fundamental para o sucesso do projeto.

Um exemplo de conflito em projeto está no discurso do Presidente dos Estados Unidos feito em janeiro de 2016, Estado da União. Leia na íntegra e assista o vídeo no link abaixo e note que até o Presidente de um poderoso país precisa lidar com conflitos. Ele consegue acordos e proezas fora, mas os conflitos impedem que coloque em prática. http://www1.folha.uol.com.br/mundo/2016/01/1729011-leia-a-integra-do-ultimo-discurso-do-estado-da-uniao-de-obama.shtml

 

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